個人教室3月にやること｜卒業生と継続生徒の確認

3月は、卒業や進級のタイミングで、教室の人数が大きく動く時期です。

「今年は何人くらい卒業するだろう？」と気になる先生も多いのではないでしょうか。

・生徒が何人卒業するのか

・どの曜日・時間に空きが出るのか

これを事前に把握しておくことが、新年度からまた新しい生徒を受け入れる準備につながります。

卒業生から早めに連絡をもらい、空枠を確認する

そのためにまず重要なのが、卒業する生徒から“早めに”連絡をもらうことです。

教室としては、遅くても3月中には卒業生全員を把握しておきたいところ。

ただ、保護者の方の立場になってみると「辞めることを先生に伝えるのは少し気が引ける…」と、つい連絡が後回しになってしまうこともあるかもしれません。

そこで私は、2月のお知らせで

「3月で卒業をご検討の方は、早めにご連絡いただけると助かります。」

とあらかじめお伝えしています。

こちらから先に伝えることで、以前よりも早いタイミングで連絡をいただけるようになりました。

生徒数の管理方法について

卒業する生徒が確定したら、新しい年度の生徒名簿を作り直しています。

私の管理方法はとてもシンプルで、かなりアナログです。

コピー用紙に各お稽古時間の「5席分の枠」を書き、そこに鉛筆で生徒の名前を書いて管理しています。

名前のない空き枠が

・新たに生徒さんを受け入れられる枠

・既存生徒さんの振替用の枠

となります。

振替については、ホームページと同じサイトを利用して専用ページを作っています。無料で管理でき、保護者の方にも便利だと好評です。こちらの方法は、また別の記事で詳しくまとめたいと思います。

実は以前は、月額5,000円のウェブサービスを使って、名簿や振替管理をしていました。

ただ、そのサービスが終了したことをきっかけに、今の方法に変えました。

もともとは「生徒数が増えたら、しっかり管理した方がいい」と思って導入したのですが、実際にやめてみると、今の教室の規模であればこの方法でも十分回せることが分かりました。

日々の細かな出欠まで完璧に管理するというよりも、全体の流れを把握できていれば大丈夫、という感覚で運営しています。

まとめ

3月の卒業生と継続生徒数を確認する作業は、新年度の体制を整えるための大切な一歩です。

生徒数や名簿の管理は、手間やコストをかけすぎなくても、自分が把握しやすい方法にすることで、日々の運営がぐっと楽になります。

教室の規模やスタイルによって合う方法はさまざまだと思いますが、ひとつの参考になれば嬉しいです。

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